Buffet

Desde o contato inicial entre o cliente e a empresa de buffet até o grande evento, a prestação do serviço requer muito planejamento e preparação.

A comida em si é a grande estrela do mundo do buffet, mas não é a única parte da equação. O buffet deve estar por dentro de todo o planejamento do evento. Com o clima certo, você pode apelar para todos os sentidos e fazer um evento especial e memorável. É claro, uma comida linda pode apelar para o seu senso do paladar, olfato e visão, talvez até o tato, mas não deve brilhar mais do que o resto do evento. Os buffets geralmente trabalham para que cada peça do quebra-cabeça, desde a decoração até os cristais, causem o mesmo impacto.

Depois de fazer contato com a empresa, o próximo passo será levantar o que a turma necessita e apresentar tudo. Este processo normalmente começa com uma reunião entre a empresa e o cliente. O representante do serviço ao cliente deve captar o máximo de informações que puder para preparar uma proposta. Como cliente, a turma deverá estar pronta para responder a questões como:

Qual é a data e o horário previsto para o evento? Quanto se deseja gastar com buffet? Quantas pessoas serão convidadas? Qual será o local do evento?

É claro que, dependendo de algumas peculiaridades da festa, outras questões podem e devem surgir na conversa. O importante aqui é se ter a consciência da importância desse primeiro contato, pois ele influenciará bastante na proposta da empresa. Se já se tiver uma idéia de como se quer o evento, é preciso ser bastante claro nas explicações.

Quando a empresa entender as expectativas e souber da disponibilidade de recursos, analisará o que pode ser feito. Caso a proposta não seja interessante para a turma, não é o fim do mundo. Só significa que é hora de mais conversa. É importante lembrar que os profissionais do buffet têm conhecimento das dificuldades que as comissões de formatura enfrentam e estão sempre preparados para ajudar.

É comum os formandos terem algo bem definido em mente e descobrirem que, com o número esperado de convidados, o orçamento da turma não é suficiente para se realizar o evento como imaginado. Parte-se então para uma revisão das prioridades dos formandos:

A festa deve ser bastante formal ou não há problema em ser um pouco informal? É possível reduzir o número de convidados? É possível remanejar recursos de outro ítem da formatura? Procurar um salão mais barato, simplificar a decoração ou o convite, etc?

A base da proposta é a informação colhida em uma conversa inicial sobre as comidas ou em uma reunião com o futuro cliente. É preciso se discutir a respeito de comidas favoritas ou idéias de cardápio, bebidas, lista do equipamento que será alugado, qual equipe necessária, a quantidade de comida e as taxas de bebida.

É bom procurar turmas recém-formadas que contrataram a empresa em questão e saber a opinião dessas pessoas, descobrir a respeito de sua satisfação ou não com os serviços prestados. Analise completamente a estrutura da empresa para que não ocorra imprevistos ou situações indesejáveis.

Após a aceitação da proposta, a empresa de buffet deve marcar outra reunião para discutir a decoração. A interação dos profissionais da empresa responsável pela comida com os decoradores é muito importante para a composição do ambiente e da compatibilidade dos ornamentos com os utensílios, taças e talheres.

As empresas de decoração, cerimonial e assessoria de eventos podem apresentar vários projetos que mostrem exatamente como tudo deve ser, inclusive o local dos utensílios, permitindo que a equipe do buffet tenha um mapa preciso do evento.

Uma das ferramentas mais valiosas no planejamento e execução de um evento é a programação detalhada. O buffet tem que considerar muitos fatores antes de finalizar a sua programação.

Se o evento conta com aluguel de aparatos que tem um tempo determinado para devolução, é preciso gerenciar bem o tempo e executar tudo dentro do programado.

O grande dia chegou. Nada pode passar despercebido. Toalhas, copos, bandejas, potes, panelas, toda a prataria e o que mais estiver na lista, tudo tem que ser conferido rigorosamente.

A equipe do buffet deve transportar os suprimentos para o local do evento. Se o local conta com uma cozinha, a equipe deve descarregar todo o equipamento e a comida rapidamente e então, organizar as mesas e as cadeiras de acordo com a planta baixa. Normalmente, o representante dos serviços ao cliente ou coordenador é quem planeja o evento e toda a organização. Às vezes, a empresa tem que executar esse trabalho de arrumar a casa em parceria com outros fornecedores. Este é o ponto em que uma programação detalhada, a planta baixa e o esboço da festa têm que estar à mão. Graças ao plano, o florista sabe onde colocar os arranjos, os músicos sabem onde instalar seus instrumentos, etc.

Com toda equipe contratada devidamente ciente de suas responsabilidades, o evento deve correr tranqüilamente. Durante o decorrer do evento, o coordenador continua fiscalizando cada detalhe, certificando-se de que o planejamento prévio esteja sendo seguido à risca.